Використання діаграми Ганта для проектування і будівництва сонячних електростанцій

Найпоширеніший формат графіка проекту в будівельній галузі – це діаграма Ганта, названа на честь його розробника, інженера-механіка і консультанта з питань управління Генрі Ганта. Цей графік в графічній формі дозволяє менеджерам проекту і всій команді розробників, інженерів і будівельників візуалізувати графіки часу і взаємозв’язок між окремими завданнями та етапами будівництва. Його можна викреслити вручну або за допомогою комп’ютерної програми, але в будь-якому випадку його основою виступають дані для конкретного проекту.

Перед створенням діаграми Ганта, необхідно підготувати допоміжну інформацію – ієрархічну структуру робіт проекту (WBS) і мережеву діаграму.

Розробка Діаграми Ганта

В кінцевому підсумку, діаграма Ганта – це добре організована інформація, яку використовують менеджери проекту, щоб контролювати процес реалізації проекту. Ієрархічна структура робіт впорядковує і визначає масштаб проекту, використовуючи ієрархічну структуру, схожу на інформаційне дерево з декількома рівнями. Мережева діаграма визначає взаємозв’язок між окремими роботами і етапами проекту.

Крок перший. Створення ієрархічної структури робіт (WBS)

Верхній рівень WBS – це проект, який представляє собою сукупність усього обсягу робіт. Проект складається з більш дрібних, по різних обсягом і важливості робіт, які прийнято називати робочими пакетами. Керівник робіт часто проводить розподіл робочих пакетів відповідно до відповідальністю, закріплюючи за кожним пакетом відповідальна особа – окрема особа, відділ, субподрятчік. У свою чергу, кожен робочий пакет підрозділяється на завдання або містить власні, за обсягом менші, внутрішні пакети робіт, виконання яких позначає закінчення робіт в цілому по робочому пакету. Робота по робочому пакету вважається виконаним, коли відповідальні за нього особи (бригада) виконали всі внутрішні пакети робіт і всі завдання (заходу).

Після того, як на кожен захід виділяється час і кошторис витрат, таблиця набуває складний, але досить інформативний вид:

На малюнку 1 зеленим виділені робочі пакети, а чорна вузька смуга з трикутниками вершиною низ – тривалість їх реалізації. Темно-помаранчева смуга вгорі – це відведений на реалізацію проекту загальний час. Червоний ромб – віха, яка відзначає закінчення робіт – слід зазначити, що воно збігається з закінченням робіт в останньому робочому пакеті.

Для зручності робочий пакет можна розділити на більш дрібні робочі пакети. Але при цьому обов’язково має виконуватися правило 100% – всі підпункти робочого пакета сумарно повинні становити 100% всього обсягу робіт. Необхідно визначитися з переліком робіт так, щоб операції не перетиналися з іншими робочими пакетами, роботи не переходили з одного пакету в іншій. Якщо операція (окремі роботи) не вписується в повному обсязі в один з робочих пакетів, то її можна або виділити в окремий робочий пакет, або переглянути існуючі, щоб переконатися, що операції, які входять до складу пакету, на 100% охоплюють всі аспекти даної частини проекту. «Правило 100%» гарантує, що ви не втратити жодної операції, що особливо важливо, коли ви будете розраховувати час і остаточно планувати бюджет проекту.

Уточнивши пакети робіт і окремі операції, ви зможете відслідковувати і керувати кожним рівнем. Структура діаграми Ганта буде варіюватися в залежності від особливостей і складності проекту. В принципі, кожен розробник сам визначає для себе ступінь деталізації – теоретично, в робочий пакет можна включити роботи аж до установки окремих фотоелектричних модулів з докладним плануванням всіх операцій, наприклад, до установки болтів і затягування гайок. З одного боку, це створює видимість більшого контролю і управління, з іншого – значно ускладнює саму діаграму, робить її захаращеною, вона втрачає наочність. Крім того, на створення такої детальної діаграми знадобиться чимало додаткового часу і збільшується навантаження на проектну команду. Як показує досвід, реалізація дуже докладних робочих пакетів створює зайве навантаження на робочі бригади, і монтажники більше часу витрачатимуть на звірки з графіком, ніж на роботу. Згодом, з накопиченням певного досвіду, розробники самі визначають для себе якусь золоту середину, з якою деталізацією планувати робочі пакети, щоб забезпечити достатній рівень керованості проектом.

Іноді у менеджерів проекту виникає бажання відмовитися від розробки WBS, обмежившись просто складанням списку. Такий підхід сильно обмежує ефективність графіка і не дозволяє в повній мірі розкрити його можливості для планування і управління будівництвом об’єкта.

Крок другий. Створити мережеву діаграму

Мережева діаграма дозволяє встановити взаємозв’язок між окремими операціями. Між окремими операціями існує певний зв’язок / залежність, наприклад, деякі завдання не можна почати виконувати, поки не закінчені деякі попередні. Більш ранні дії прийнято називати «попередниками». Наприклад, «Запуск системи змінного струму» є попередником «Комісією перевірити працездатність станції».

Мережева діаграма дозволяє в графічному вигляді встановити взаємозв’язок між окремими операціями/робочими пакетами по всій області проекту. Відносини і послідовність між операціями може варіюватися від проекту до проекту, в залежності від системи, яку ви використовуєте в своїй роботі, наявності коштів, працівників і т.д. Зазвичай дії планують в послідовному порядку. Залежно від відносини між початком/ закінченням попередніх і наступних операцій розрізняють чотири види залежності:

• фініш-старт – нова операція починається безпосередньо після закінчення попередньої.
• старт-старт – старт наступної операції пов’язаний зі стартом попередньої, тобто фактично дві операції починаються одночасно.
• фініш-фініш – фініш подальшої залежить і пов’язаний із закінченням наступної, тобто дві операції завершуються одночасно.
• старт-фініш – початок попередньої операції пов’язане з закінченням наступної, тобто фініш подальшої пов’язаний з початком попередньої.

Приклад різних типів відносин операцій наведено на рис. 2.

У плані в наведені вище відносини можна вносити час випередження або час затримки. Час затримки створює паузу між дією-попередником і дією-послідовником. Наприклад, якщо проектом передбачено встановлення металоконструкцій на бетонному майданчику – значить, буде потрібно якийсь час від моменту закінчення бетонування до початку установки на майданчику металоконструкцій, щоб відбулося затвердіння бетону. Час випередження дозволяє деяким операціям, таким послідовно, насправді перекриватися за часом, слідувати паралельно. Наприклад, мова йде про встановлення стійки на даху. Але перш чим почати монтаж безпосередньо на даху, можна провести попередню роботу, зібравши окремі елементи стійки. У цей момент роботи з підготовки майданчика на даху ще можуть тривати.

Час випередження і час затримки – поняття протилежні, позитивний час затримки можна розглядати як негативний час випередження. Багато програм, які займаються автоматичною побудовою діаграм Ганта, дають можливість вводити тільки час затримки. Якщо ж вам потрібно ввести час випередження, то його вводять у вигляді від’ємного значення часу затримки.

Ще одне важливе призначення тимчасової діаграми – визначення тривалості кожного виду робіт або операцій. При цьому тривалість, необхідна для виконання всіх передбачених операцій і робіт, визначається як кількість календарних днів або годин, а не фактичну кількість людино-годин або людино-днів. Кожна операція має свою тривалість, яка може бути заснована як на власному досвіді компанії-установника, на основі промислових стандартів і правил, а на початковому етапі функціонування компанії – просто виходячи з припущень інженерів-розробників. Чим довше функціонує компанія, чим більше вона має реалізованих проектів, чим більше накопичений досвід, тим точніше стають оцінки тривалості виконання робіт.

Ще один важливий компонент, безпосередньо впливає на тривалість робіт – чисельність робітників/бригад, які залучаються до виконання робіт, чим їх більше, тим тривалість буде скорочуватися.

Крок третій. Розробка діаграми Ганта

Маючи в своєму розпорядженні ієрархічну структуру робіт і мережеву діаграму, можна переходити до узагальнення наявних даних у вигляді діаграми Ганта. Щоб максимально повно скористатися можливостями, які надає розклад у вигляді діаграми Ганта, краще скористатися однією з програмних розробок, ніж самостійно складати її вручну. Для цього доведеться витратити занадто багато часу, в той час як комп’ютерна програма дозволить виконати всі необхідні роботи протягом декількох хвилин. Найчастіше в будівельній галузі використовують Microsoft Project, але можна користуватися і іншими програмними середовищами, серед яких можна знайти і безкоштовні версії.

При програмному складанні діаграми Ганта спочатку вводять в програму WBS, зберігаючи при цьому розроблену заздалегідь ієрархію проекту, робочих пакетів і окремих операцій. Після цього вводять інформацію з тимчасової діаграми, в тому числі – тривалість окремих операцій і робочих пакетів, а також узгоджують відносини між окремими операціями / процесами, робочими пакетами, координуючи дати їх початку і закінчення.

У міру необхідності, в графік можна додати віхи (контрольні події) – це може бути закінчення деяких значущих, важливих етапів будівництва. Зазвичай в якості віх використовують дати закінчення контрактних етапів, наприклад – завершення будівництва або повна здача об’єкта в експлуатацію. Контрольні події (віхи) мають нульову тривалість і не вимагають ніяких додаткових ресурсів або витрат. Віха – це, перш за все, інформаційний інструмент, який дозволяє керівнику проекту краще зрозуміти, які види робіт і робочих пакетів необхідно завершити, щоб досягти цієї контрольної події.

Діаграма Ганта в остаточному вигляді показує дати початку і закінчення для кожного виду робіт і робочих пакетів, а також дату початку і закінчення всього проекту.

Використання діаграми Ганта

Діаграма Ганта – важлива частина управління проектом, використовуючи дати на графіку, можна точно спланувати поставки обладнання, бригад і субпідрядників.

Оновлення розкладу

Оскільки великі проекти ніколи не йдуть в повній точності з планом, можна очікувати, що деякі роботи будуть виконані з випередженням графіка, а ось інші, навпаки – з відставанням. Саме тому доведеться періодично оновлювати розклад з урахуванням фактично виконаних робіт. Ось тут виявляється ще одна важлива перевага діаграм, складених за допомогою програмного забезпечення – при корекції всього однієї дати автоматично відбувається зміна в усіх інших датах. При цьому можна візуально отримати повне уявлення, як і наскільки сильна зміна/затримка однієї дати впливає на виконання інших операцій і всього проекту в цілому. Це дає можливість шляхом коригування окремих лат переналаштувати графік для отримання оптимального результату.

Критичні завдання

При управлінні проектом велику увагу необхідно приділити критичним завданням в розкладі – серії заходів, які докорінно впливають на дату закінчення робіт. Затримка у виконанні критичного завдання (операції), наприклад, всього на один день може відстрочити виконання всього проекту на один день. При будівництві сонячної електростанції критичним завданням є «Установка фотоелектричних модулів». Якщо через несприятливі умови, наприклад, через проливні дощі, установка фотоелектричних модулів буде виконана з запізненням на два дні, то і загальний термін виконання проекту зрушиться на два дні від передбачуваної дати здачі об’єкта.

Оскільки критичні завдання надають дуже великий вплив на остаточну дату будівництва, керівник проекту повинен визначитися, які саме види робіт можуть бути віднесені до числа критичних (або можуть стати такими при тривалих затримках). І постійно контролювати, щоб вони були виконані у встановлений термін. У міру виконання проекту і проведення робіт, заплановані операції можуть змінювати своє значення і статус, тому корекція і поновлення діаграми має дуже важливе значення.

Зміна діаграми

Також, як затримка критичних завдань може привести до затримки закінчення всього проекту, виконання з випередженням критично важливих операцій може призвести до здачі об’єкта з випередженням. Менеджери проекту можуть використовувати це в своїх інтересах, змінюючи розклад, щоб прискорити завершення робіт. Можна перерозподілити працівників / бригади, збільшити тривалість робочого дня, щоб прискорити виконання робіт.

Але частіше за все зміна первинного графіка пов’язане з виникаючим відставанням у виконанні робіт. Перш за все, необхідно визначити коло критично важливих завдань, які необхідно виконати і зосередитися на них. Наприклад, скоротити кількість вихідних, правда, за це доведеться доплачувати працівникам, але це дозволить трохи скоротити відставання від графіка. Крім того, варто розглянути можливість залучення додаткових робітників. Правда, це не завжди виправдано, наприклад, коли мова йде про роботу на даху – збільшення кількості працюючих не призведе до збільшення ефективності робіт. Занадто багато людей будуть просто заважати один одному. Ще один мінус – зростання можливості отримання травми.

Діаграма Ганта – найважливіший інструмент для будь-якого менеджера проекту будівництва сонячної електростанції. Графік дозволяє планувати і координувати роботу бригад, погоджувати дати поставки обладнання і матеріалів, відстежувати фактичне виконання робіт із запланованим, проводити корекцію запланованих робіт, якщо проект починає відставати від графіка або витрати перевищують закладені в бюджеті, щоб зосередити наявні ресурси на виконанні завдань, які дозволять виправити проблеми і усунути затримки. Після закінчення проекту, проектувальники отримують важливу можливість – порівняти фактичний розклад (графік) з орієнтовним (теоретичним), щоб надалі використовувати накопичений досвід і інформацію для більш точного і зваженого планування будівництва нових об’єктів сонячної енергетики.